W jednych firmach relacje między pracownikami są mocno sformalizowane, oczekuje się w nich stosowania oficjalnych form sformułowań, a „spoufalanie się pracowników” jest źle widziane. W innych oczekuje się otwartości i bezpośredniości w relacjach, spontanicznych zachowań i odważnego podejmowanie decyzji.

Każda firma ma swoją specyfikę i warto zastanowić się nad tym, jak sposób komunikacji preferowany w konkretnej firmie pomaga realizować jej cele i wspiera codzienną pracę.

Pierwszy typ komunikacji może być na przykład skuteczniejszy w firmach, w których ważne jest wypełnianie ścisłych, niezmiennych, procedur. Natomiast komunikacja mniej sformalizowana może lepiej sprawdzać się w firmach usługowych, które potrzebują elastycznie i szybko dopasowywać się do potrzeb klienta.

Warto zwrócić uwagę na kilka poniżej wymienionych aspektów.

Na podstawie ich zbadania można przedstawić rodzaj AUDYTU KOMUNIKACYJNEGO FIRMY:

a.  Komunikacja pozioma – między pracownikami:

• Czy pracownicy w Twojej firmie zawsze przekazują sobie ważne informacje?
• Jak bardzo komunikacja między nimi jest sformalizowana?
• Czy może niektóre grupy mają utrudniony dostęp do informacji, a inne wyjątkowo łatwy?
• A może pracownicy są zobowiązani do uczestniczenia w wielu spotkaniach, których tematyka aktualnie ich nie dotyczy i traktują je jako marnowanie czasu?

b.  Komunikacja pionowa – zhierarchizowana

• Jak szybko są przekazywane decyzje zarządu? Czy pokazują kierunek rozwoju firmy? Czy może są sformułowane tak szczegółowo, że nie ma już nic do dopowiedzenia?
• Czy pracownicy dokładnie wiedzą, jakiego zachowania się od nich oczekuje?
• Jaka jest relacja między nimi a przełożonymi?
• Jak traktuje się wychodzenie poza zakres kompetencji i/lub obowiązków? Wychodzenie z inicjatywą?
• Jak karane są błędy?

c.  Formalne i nieformalne sposoby komunikacji

• Jaką drogę pokonuje informacja? Czy dociera do właściwych osób we właściwym czasie?
• Na ile kanały komunikacji są sformalizowane? Czy można uprościć istniejące procedury?
• Czy  sposoby komunikacji zapewniają, że informacje odbierają wszystkie uprawnione osoby?
• Jakie są nieformalne sposoby przekazywania informacji

d.  Jak wygląda komunikacja z otoczeniem firmy

• Jakie są kanały komunikacji z klientami firmy i z dostawcami?
• Jak bardzo są elastyczne? Czy można w ich obrębie wprowadzać zmiany i jak szybko?
• W jaki sposób mogą być zbierane informacje od klientów dotyczące obsługi i produktu?
• Czy wpływają na decyzje podejmowane w firmie? W jaki sposób do tego dochodzi?

STAN ZDROWIA ORGANIZACJI i jej KULTURĘ można również określić badając:

a. Proces podejmowania decyzji

• Ile czasu, w firmie, zajmuje zgłoszenie inicjatywy np.: ulepszenia, i wprowadzenie jej w życie?
• Czy da się tę drogę skrócić?
• Czy dyrekcja ma czas na podejmowanie decyzji o strategii firmy, czy zajmuje się dużą ilością drobnych szczegółów z poziomu  operacyjnego?

b.    Struktura organizacyjna firmy:

• Analiza zależności służbowych
• Analiza zakresów obowiązków
• Badanie ścieżek awansu

c. Kluczowe wartości organizacji

• Jakie są najważniejsze wartości przyświecające codziennej działalności firmy? Uczciwość? Zysk? Innowacyjność?
• Jak jest definiowana każda z podstawowych wartości?
• Jak jest wcielana w życie?
• Czy wartości firmy są też wartościami jej pracowników?

Przyglądanie się i badanie funkcjonowania organizacji i kultury każdej firmy jest istotne ponieważ pozwala zauważyć czy dane „cechy miękkie” wystarczająco dobrze wspomagają główną działalność firmy, jaką mogą być zarówno usługi, sprzedaż jak i produkcja.

Świadome kształtowanie „Duszy” firmy pozwala na większą skuteczność i poczucie słuszności podejmowanych działań. Daje także silne oparcie w sytuacjach niejednoznacznych i pomaga wybrać „to co słuszne” dla danej firmy.

Taka świadomość kierunku w jakim firma obrała, w obszarze wartości i przekonań, pozwala w porę zauważyć niepokojące symptomy pojawiających się odstępstw od „przyjętych reguł” i w razie potrzeby im zaradzić.